経理・総務・人事——会社の裏側を支える管理部門は、業種を問わずどの会社にもあります。そして中小企業では、その全部を1人〜数人が兼務していることも珍しくありません。だからこそ、仕訳の手入力・紙やFAXの請求書・社内からの問い合わせ対応といった「地味だけど終わらない仕事」に、毎日が溶けていきます。
生成AIは、その多くを肩代わりできます。しかも、AIに詳しい人は要りません。経理・総務・人事の担当者ご本人が、自分の言葉でAIに頼んで、自分の道具をつくれるようになります。
課題 —— こんな「あるある」、ありませんか？
- 「この仕訳は◯◯さんしか分からない」。 勘定科目の判断も、月次決算の締めも、特定の一人に依存。社長が出張中だと請求書が出せない、担当者が休むと給与計算が止まる——属人化した業務はマニュアルにも残らず、退職や異動で引き継ぎが断絶します。
- 仕訳も精算も、まだ「手入力」。 FAXで届く請求書、紙の稟議書での決裁回し、領収書を目で見て会計ソフトに打ち込む立替精算。同じ数字を紙から会計ソフトへ、経費精算から会計ソフトへと二重入力する非効率が、当たり前になっています。
- 専任者がいない、採用もできない。 経理・労務の人材は特に採りにくく、人手不足は構造的。増員より「今いる人の生産性を上げたい」——でも、その手が回らない。
- システムを入れたのに、ラクにならない。 会計ソフトも勤怠システムも入れた。なのに「連携できていない」「結局は属人化している」で、担当者の負担は変わらないまま。ツールを買うだけでは「最後の手作業」は消えません。
- 月次決算が遅れて、判断も遅れる。 締めが翌月中旬までかかり、数字が出るころには手遅れ。時間だけでなく、経営のスピードそのものを削っています。
- 社内からの「これ、どうやるの？」が止まらない。 経費精算の締め日は？有給はあと何日？年末調整の書き方は？——就業規則や規程に書いてあることを、総務・人事が何度も口頭で答え続けています。
これらはすべて、生成AIが最も得意とする「文章の作成・要約・整形」と「書類の読み取り・分類」で、直接ほぐせる痛みです。
アプローチ —— 「演習で身につける」と「じっくり仕組みにする」の2段構え
Exteryは、いきなり大きなシステムを売りつけたりしません。まずはAI研修で、管理部門のみなさんが「その日のうちに作れる」小さな道具から。手応えが出たら、AIバディが隣で本格的な仕組みづくりまで引き受けます。
研修で構築を演習する小型ツール
むずかしい操作のいらない、身近な道具から始めます。
- 見積書・請求書の下書きジェネレーター —— 条件を口頭で伝えるだけで、定型の書式に流し込んで出力。毎回ゼロから作る手間をなくします。
- 議事録＋アクション項目の自動作成 —— 会議の音声やメモを渡すと、議事録・決定事項・「誰がいつまでに」のアクション項目まで自動で整形。会議のあとの事務を数分に。
- 月次決算コメントの初稿づくり —— 試算表を渡すと、前月比・前年比の増減や気になる勘定科目について、経営者向けの説明文のたたき台を生成。数字を「読める言葉」に変えます。
- 就業規則・規程・通知文の初稿 —— ヒアリングした要点から、就業規則や社内規程、お知らせ文の初稿を作成。ゼロから書き起こす負担を減らします。
- 求人票・評価コメントの下書き —— 募集要件や評価メモを渡すと、求人原稿や人事評価コメントのたたき台を量産。文章仕事のスタート地点を前に進めます。
- 社内FAQの即席ボット —— 就業規則や申請マニュアルを読み込ませて、「経費精算の締め日は？」に答える相談窓口を、その場で試作。まずは小さく作って手応えをつかみます。
AIバディで、じっくり仕組みにする
研修で芽が出たら、月額のAIバディが「毎週の相談＋必要に応じた開発」で、続く仕組みに育てます。採用せずに、御社に「AIの実務担当」を置く感覚です。
- 請求書・領収書のAI-OCR取込 → 会計ソフト連携 —— 紙・PDF・写真の請求書から、金額・取引先・日付・勘定科目をAIが読み取り、そのまま会計ソフトへ。自社様式や、お使いのシステムとの自動連携にも合わせて、手入力と二重入力をまとめて廃します。
- 仕訳の自動判定・入金消込・経費精算の自動化 —— 銀行明細や過去の仕訳をもとにAIが勘定科目を提案し、担当は確認・承認だけ。入金データと請求の突合、スマホ撮影からの自動起票まで。
- 社内問い合わせFAQボット —— 就業規則・各種規程・申請マニュアルを学習させ、労務や総務への「これ、どうやるの？」に24時間自動回答。PCを持たない現場社員も使える相談窓口に。
- 書類チェックの一次対応 —— 稟議書や各種申請の記載漏れ・規程との整合を、AIが提出前に一次チェック。差し戻しの往復を減らします。
- 給与計算・勤怠／有給管理の省力化と入退社手続きのデジタル化 —— 定型の計算・集計や通知文の作成を自動化し、必要書類のチェックリストやオンボーディング文書まで用意。労務の「毎月同じ作業」を軽くします。
ベンダー製のクラウド会計や勤怠システムは、汎用の機能まで。自社様式の請求書・独自の稟議フロー・業種特有の勘定科目といった「最後のひと手間」は、自分たちで作るカスタムAIで埋める余地が大きく残っています。
導入後の変化 —— 目指せる姿
数字をお約束することはしません。でも、こんな変化を目指せます。
- 仕訳も精算も、「手入力」から卒業。 請求書を撮る・アップロードするだけで会計ソフトに流れる状態を目指せます。同じ数字を二度打つ二重入力から解放されます。
- 「◯◯さんしか分からない」が、なくなっていく。 属人化していた判断がAIとチェックリストに乗り、担当者が休んでも、辞めても、業務が止まりにくい管理部門を目指せます。
- 月次決算を、数日早める。 消込・経費精算・入力作業をAIに任せ、締めを前倒し。数字が早く出るぶん、経営判断も早くなることを目指せます。
- 社内問い合わせが、自走する。 就業規則を読み込んだ社内AIが一次回答を担い、総務・人事が同じ質問に何度も答える時間を減らせます。
- 専任者がいなくても、回る。 市販のシステムで足りなかった「最後の手作業」を自社で作るAIで埋め、少人数でも管理部門が回る状態を目指せます。
- 担当者が、「作業」から「判断」へ。 空いた時間を、数字を読む・仕組みを整える・人にしかできない仕事へ戻せます。
経理・請求の自動化、社内FAQ、書類チェックといった管理部門のAI活用は、Exteryの得意領域です。
関連サービス・無料相談
御社の状況に合わせて、3つの入り口があります。
- AIコーチ（01 COACH） —— 経営層・部門長のための1対1専属指導。「まず自分が分かってから、管理部門に広げたい」経営者・管理職の方へ。
- AI研修（02 TRAINING） —— チーム・部署に「自分で作れる」を広げる。1日目は全員共通の基礎、2日目は自分の業務を題材にAIエージェント構築を演習します。経理・総務・人事のみなさんが主役です。
- AIバディ（03 BUDDY） —— 月額で、毎週の相談から必要なツール・システムづくりまでまるごと。採用せずに「AIの実務担当」を置く感覚で、社長を下から支えます。
習う → 広げる → 続ける。この流れで、御社のAI活用が「一度きり」で終わらないように伴走します。
ご相談は無料・秘密厳守で、しつこい営業はしません。まずは「うちの請求書、撮るだけで会計ソフトに入れられる？」くらいの気軽さで、お問い合わせからお声がけください。あなたの業務で「1つ作ってみる」無料体験もご用意しています。