一日の終わりに待っているのは、山積みの記録。訪問先で走り書きしたメモを、帰ってから電子カルテや記録ソフトに清書し直す——その「二度手間」に、毎日残業が積み上がっていませんか。
人は、簡単には増えません。だからこそ、記録・申し送り・事務にかかる時間を減らして、利用者さんと向き合う時間を守る。それが、この業界でAIにできることです。専用ソフトを買い足す前に、まずは現場のスタッフが自分の手でAIを使いこなせるようになる——そこからはじめましょう。
AIで人を減らすためのご提案ではありません。記録や事務の負担を軽くして、ケアの時間そのものを守るためのご提案です。
こんな“あるある”、ありませんか？
介護・訪問看護・デイ・特養・グループホーム、そして中小のクリニック。現場でよく聞く「うちのことだ」を、そのまま並べました。
- 記録に追われて、ケアの時間が削られる。 訪問先で手書きしたメモを、帰社・帰宅後にSOAPや記録書Ⅱへ清書し直す。1件あたりの記録が積み重なり、サービス残業の温床になっている。
- 「あの人しかできない」業務が多すぎる。 シフト作成、ケアプランの見直し、送迎の順路——ベテランの管理者や特定のケアマネ、“道を覚えている人”に業務が集中し、その人が休むと現場が回らない。
- 紙とFAX、そして手入力の二度手間。 事業所間・医療機関との連携はいまだFAXと紙。受け取った情報を記録ソフトへ打ち直し、転記ミスも起きる。申し送りやヒヤリハットの様式も事業所ごとにバラバラで、集計に手間がかかる。
- 国保連への請求と、返戻がこわい。 毎月の介護給付費請求で、入力や突合にミスがあれば返戻に。再請求の事務が増え、支払いも後ろにずれる。制度改定のたびに、算定要件の読み替えに追われる。
- ベテランの“勘所”が、退職と一緒に消えていく。 利用者ごとの対応、家族への言い回し、加算算定の判断——大切なノウハウが暗黙知のまま、引き継がれずに失われていく。
- （クリニック）診察しながらのカルテ入力が重い。 問診票の手入力、予約電話、レセプト請求。院長と事務スタッフに定型業務が集中し、患者さんを待たせてしまう。
Exteryのアプローチ
Exteryは、大きく2つの入口からこの業界のAI活用を支えます。ひとつは、現場のスタッフが構築を演習する小型ツール（AI研修）。もうひとつは、業務の仕組みそのものを一緒につくるシステム（AIバディ）。小さくはじめて、必要になったら仕組みへ育てていけます。
研修で構築を演習する（小型ツール）
専門知識は要りません。非エンジニアの現場スタッフが、ふだんの言葉でAIを使って、自分の業務に合った道具を自分で作れるようになります。
- 話すだけで、記録が整う。 「バイタル測定、血圧130/85、特変なし」といった断片的な言葉を、体裁の整ったSOAP記録や記録書Ⅱの下書きに整形。自事業所の記録様式に合わせたAIの使い方を、現場が自分で調整できる状態を目指します。
- 申し送り・日報・ヒヤリハットの下書き。 その日の記録や口頭メモをAIに渡すだけで、次シフトへの申し送り文や業務日報、ヒヤリハット報告のたたき台を自動で用意。書式のばらつきをなくし、書く時間を圧縮します。
- ご家族への報告・お便り。 月次報告や状態変化のお知らせ、季節のお便りを、記録データからやさしい言葉で下書き。ベテランの言い回しを“型”にして、誰が書いても品質がそろうように。
- ケアプラン・担当者会議 議事録の「たたき台」。 アセスメント情報から、ニーズや長期・短期目標、サービス内容の文例を下書きし、ケアマネの清書前の手間を減らします。
ケアプランやカルテは、AIが最終決定するものではありません。AIはあくまで“たたき台づくり”まで。専門職が必ず確認・修正することを前提にした設計にします。
AIバディで、仕組みをつくる（システム）
「もっと本格的に」「先に手を動かしてほしい」——そんなときは、AIバディが御社の隣で、仕組みそのものを一緒につくります。採用や大きな投資に頼らず、“AIの実務担当”を置く感覚で、月々のご相談から必要なツールづくりまでご一緒します。
- 音声から記録への仕組み化＋既存ソフト連携。 話した内容を記録に変える流れを、電子カルテや記録ソフトへつながる形で構築。清書の工程そのものをなくしていきます。
- シフト作成・調整の支援。 職員の希望・資格・夜勤の上限といった制約をもとに、シフト案を提案。属人化の代表格を、“誰でも回せる”形に。
- FAX・紙・PDFの読み取り＆転記。 受信したFAXや紹介状、添付書類をAIが読み取り、記録ソフトの項目へ自動で転記。手入力の二度手間と転記ミスを減らします。
- 加算・返戻・請求の社内アシスタント。 算定要件や加算のルールをAIに覚えさせ、「この利用者はこの加算を算定できる？」「この返戻理由コードの意味と対処は？」に社内で即答。制度改定時の読み替え負担をやわらげます。
- 社内FAQ・マニュアルボット。 就業規則・介護手順・感染対策マニュアル・加算要件をAIに読ませ、現場の「これ、どうするんだっけ？」に即答。新人教育や夜勤帯の判断を支えます。
- （クリニック）AI問診・カルテ補助。 患者さんがスマホで答えた問診をAIが深掘りし、電子カルテへ反映。診察中の会話をSOAP形式で補完し、入力負担と待ち時間を減らします。
導入後に、目指せる変化
効果は事業所の状況によって変わります。数値をお約束するものではなく、目指せる変化としてご覧ください。
- 記録の時間が、利用者と向き合う時間に変わる。 清書のための残業を減らし、ケアそのものに使える時間を取り戻すことを目指せます。
- 「あの人しかできない」から、「みんなで回せる」へ。 シフトも申し送りも送迎も、特定の人への依存をやわらげ、休んでも現場が止まらない体制づくりに近づきます。
- 二度手間と転記ミスが減る。 手書き→清書、FAX→手入力といった重複作業を圧縮し、記録の正確さと共有のしやすさを両立します。
- 制度改定に、振り回されにくくなる。 加算や返戻の判断をAIに相談できることで、改定のたびの読み替えや請求事務の負担を軽くしていけます。
- ベテランの勘所が、“残る形”になる。 記録や申し送りを構造化する過程で、暗黙知が文章として蓄積され、教育・引き継ぎの手間をやわらげます。
まずは、無料相談から
介護・医療福祉の現場では、Exteryにも同業界での支援実績があります。SOAPや記録書Ⅱ、国保連請求、シフトといった現場の言葉のまま、無理のない一歩をご一緒に設計します。
御社に合う入口から
- AIコーチ（01 COACH） — まずは経営者・管理者ご自身がAIの手応えをつかみたい方へ。1対1の専属指導で、トップが「使える」状態に。
- AI研修（02 TRAINING） — チーム・部署に「自分で作れる」を広げたい方へ。記録・申し送り・家族対応など、自事業所の実課題に取り組みながら習得します。
- AIバディ（03 BUDDY） — 時間がない、先に仕組みをつくってほしい方へ。毎週のご相談と、必要に応じたツール・システムづくりをまるごとご一緒に。
まずは「うちの記録、AIでどこまで軽くなる？」を、一緒に確かめましょう。ご相談は無料・秘密厳守。お手元の記録様式や申し送りを題材に、その場で1つAIで作ってみる無料体験もできます。しつこい営業はしません。まず“できそうか”だけ、お話しください。